Les archives définitives sont les documents dont les délais de prescription ou durée d'utilité administrative DUA) sont échus et qui sont conservés définitivement en vertu de leur valeur historique et patrimoniale.

Vous trouverez ci-dessous, mis à votre diposition, des masques de saisie sous Excel permettant de réaliser la descriptions des archives définitives, ainsi que leur contexte de production et de conservation. Ces masques de saisie reprennent dans leur onglet n°1, les éléments de description des normes ISAD-G, ISAAR, ISDF, ISDIAH, et dans un onglet suivant les consignes de rédaction issues des normes de référence. Les données recueillies par le biais de ces masques de saisie peuvent être importées au format CSV, après conversion de l'onglet correspondant du fichier Excel, dans la base de données des progiciels de gestion des archives.

- Masque de saisie pour ISAD-G (Norme générale et internationale de description archivistique).
ONGLETS : 01_Desc ISAD G, 02_ Desc Contenu, 03_Annexe A, 04_Annexe B, 05_Consignes-rédaction



- Masque de saisie pour ISAAR (Norme internationale sur les notices d'autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles).
ONGLETS : 01_Desc ISAAR, 02_Consignes-rédaction



- Masque de saisie pour ISDF (Norme internationale pour la description des fonctions).
ONGLETS : 01_Desc ISDF, 02_Consignes-rédaction



- Masque de saisie pour ISDIAH (Norme internationale pour la description des institutions de conservation des archives).
ONGLETS : 01_Desc ISDIAH, 02_Consignes-rédaction

Vous trouverez ci-dessous, mis à votre diposition, un exemple d'encodage DTD (EAD) d'un instrument de recherche.



Vous trouverez l'ensemble des éléments relatifs à l'informatisation de la description archivistique par le biais de la DTD (EAD) sur le site des Archives de France.

Le traitement spécifique des archives définitives (description, inventaire, classement) est abordé dans le menu - Réglementation (voir la formation « Réglementation et pratique quotidienne des archives »). Cependant, d'autres disciplines complémentaires à l'archivistique et qualifiées également de sciences auxiliaires de l'Histoire, permettent le traitement des archives définitives et plus spécifiquement les documents anciens et modernes, au regard du décryptage, de la lecture, de l'analyse critique des textes et de l'étude des supports. Il s'agit de la paléographie, de la philologie, de la diplomatique, de la codicologie, de la sigillographie, de l'héraldique.

La paléographie (du grec palaios, « ancien » et graphein, « écrire ») est l'étude des écritures manuscrites anciennes indépendamment de la langue utilisée : paléographie latine (pour le latin classique ou médiéval, mais aussi le français ancien, l'allemand ancien, l'anglais ancien, etc), paléographie grecque, paléographie arabe, paléographie hébraïque, etc.

L’étude de l'écriture latine remonte au XVIIème siècle, Jean Mabillon (1632-1707) moine bénédictin de la congrégation réformée de Saint-Maur a établi une histoire de l'écriture dans son traité De re diplomatica libri. Depuis le début du XXème siècle, la recherche en paléographie se consacre principalement à l'étude des écoles d'écritures. Ludwig Traube (1861-1907) et Bernhard Bischoff (1906-1991) sont spécialistes des écritures carolingiennes ; Gérard Isaac Lieftinck (1902-1994) est spécialiste des écritures tardo-médiévales, il est l'auteur d'un système de classification, plus tard étendu et amélioré par Johann Peter Gumbert et Albert Derolez.
En France, les successeurs du moine Mabillon sont Jacques-Joseph Champollion, dit Champollion-Figeac (1778 – 1867), professeur de paléographie à l'Ecole des chartes, Natalis de Wailly (1805-1886), dont les Éléments de paléographie parus en 1832 ont été la base de l'enseignement de la paléographie à l'Ecole des chartes, mais aussi Léopold Delisle (1826-1910), Alain de Boüard (1882-1955), Charles Samaran (1879-1982). La théorie traditionnelle de l’Ecole française voulait que toutes les écritures romaines soient issues de la capitale calligraphiée par une transformation régulièrement et continue de celle-ci. Cependant, Jean Mallon (1904-1982) eu un regard différent en introduisant et démontrant l'importance du « ductus » comme élément dynamique d'évolution des écritures au regard de l’ordre et du sens du tracé de chaque lettre. Le ductus est l'ordre et la direction selon lesquels on trace les traits qui composent la lettre. Chaque type d'écriture possède en effet, un ductus propre qui définit un enchaînement des caractères fluide et naturel et détermine sa calligraphie. On doit également à Jean Mallon, la création des premiers films paléographiques : La lettre et Ductus. Il publie avec Robert Marichal (1904-1999), L'écriture latine de la capitale romaine à la minuscule. Après la guerre, il est le maître d'oeuvre de la « nouvelle paléographie » et publie en 1952 l'ouvrage Paléographie romaine. Ses théories ont été reprises notamment par Jean Vezin et Emmanuel Poulle.

La papyrologie est une discipline-fille de la paléographie, elle se distingue par le support employé le papyrus qui fut avec la tablette de bois, de cire ou de métal et les ostraca (morceau de poterie) les principaux support de l’écriture du monde antique. Pour des raisons climatiques, le papyrus d'origine végétale ne résiste pas à l'humidité, quelques exemplaires écrits en egyptien antique, en grec ou en latin sont parvenu jusqu'à nous, conservés notamment dans les sables d'Égypte ou encore dans la "Villa des papyri" à Herculanum. Une autre discipline l'épigraphie, étudie les écritures sur les matériaux non putrescibles : la pierre, le métal, l'argile, la céramique, etc.

Selon Platon philología signifie le goût pour la littérature et plus généralement pour l'érudition, dans le langage courant de la Grèce antique, le mot définit toute dissertation littéraire, érudite, ou dialectique. Au XVIème siècle, les érudits de la Renaissance englobent sous le mot philologie, les connaissances littéraires héritées de l'antiquité gréco-romaine. Le philosophe allemand Christian von Wolff (1679-1754) élargit ensuite la notion de philologie à « l'étude de toutes les manifestations de l'esprit humain dans l'espace et dans le temps », on parle alors de philologie classique, romane, germanique ou orientale. Au XXème siècle, la définition du mot se réduit, il qualifie désormais d’une part, l'étude littéraire d'une langue et d’autre part, l'étude critique des textes dont le décryptage est fourni par la paléographie.

Le mot vient du grec díplôma, dérivé de « double » qui signifie « document officiel présenté sur un feuillet plié en deux ». La diplomatique est l'étude de la structure des documents officiels au regard de leur valeur et de leur authenticité.
Son histoire remonte au XVème siècle, avec l'examen critique des chartriers monastiques et ecclésiastiques médiévaux dont les chartes étaient parfois d’une authenticité douteuse. En 1681, Jean Mabillon moine bénédictin de la congrégation de Saint-Maur publie un traité De re diplomatica, qu'il rédige en réponse à la mise en question de l'authenticité de certaines chartes de l'abbaye de Saint-Denis par un jésuite, le hollandais Daniel van Papenbroeck. À l'instar de son détracteur, il y propose des outils permettant d'authentifier un document et de le dater, mais il les développe et les met si bien en pratique que son point de vue triomphe. Le retentissement de cet œuvre vaut à Jean Mabillon d'apparaître comme le fondateur de la diplomatique. La diplomatique a été en grande partie l'œuvre d'ecclésiastiques, en effet, les documents de l'Église catholique romaine ont très longtemps été le support de ces études notamment au Vatican. Dans la seconde moitié du XXème siècle, les problématiques de la diplomatique ont évolué, portant son attention sur l'histoire culturelle et l'histoire des usages de l'écrit.

Le mot vient du latin codex « manuscrit » et du grec logos « connaissance ou science ». Il est attesté en français dans l’enseignement de Charles Samaran (1979-1982) à partir des années 1940 et d’Alphonse Dain (1896-1964) en 1949. Chacun d’eux revendique la paternité du terme. La codicologie est l'étude des manuscrits reliés en codex en tant qu'objets matériels. Le codex s'apparente aux livres modernes, dont on peut feuilleter les pages. Il est apparu dans le monde occidental dans le courant du IIIème siècle après J.C. Il a peu à peu supplanté le volumen, qui était la présentation traditionnelle des livres, sous forme de rouleau qu'on déroulait pour lire le texte.
Elle étudie le livre manuscrit comme objet matériel, c’est-à-dire comme support afin de mieux comprendre l'histoire des textes qui y ont été rassemblée ou écrits. C'est ainsi qu'elle passe en revue les techniques de fabrication et les divers accidents qui ont pu affecter ces ouvrages :
- La taille du codex et l’état de la couverture,
- Le types de support (papier, parchemin),
- L’état de la reliure, par exemple, deux manuscrits peuvent avoir été reliés en un seul, ou, au contraire un manuscrit peut avoir été séparé en plusieurs,
- L’insertion, la suppression ou l’interversion de cahiers (un cahier est une seule feuille recto-verso qui, pliée, forme plusieurs folios),
- Numérotation ou renumérotation des pages,
- Marques effectuées par les créateurs du codex pour répartir le travail entre plusieurs copistes,
- Marque de détérioration (vers, incendie, corrosion, taches, etc.).

La sigillographie (en latin sigillum) est l'étude des sceaux, empreintes imprimées en relief sur une matière malléable, généralement, la cire, le métal, l'argile, etc. L'outil qui permet d'apposer le sceau est appelé « matrice de sceau ».

Le sceau est apparu dès l'Antiquité, avant même l'apparition de l'écriture (sceaux cylindres de Mésopotamie : IVème millénaire avant notre ère). Au IIème millénaire avant notre ère apparaît l'anneau sigillaire ; son usage se généralise en Orient, puis est adopté à Rome. Les souverains mérovingiens l'utilisent également.
Au Moyen Age, une coupure géographique intervient entre le sceau en cire, et la bulle en plomb. Cette distinction est fondée sur une considération technique : le plomb est rare en Occident, en revanche, la cire est vulnérable dans les pays chauds. Le sceau de cire se développe selon une progression à la fois sociale et géographique. Au IXème siècle, il est utilisé seulement par les souverains et les prélats, et d'abord ceux des régions rhénanes, puis de la France du Nord. A partir du XIème siècle, il est adopté par les grands feudataires (d'abord au Nord, puis au Sud) ; au XIIème siècle, par l'aristocratie et les villes, au XIIIème siècle par la petite noblesse, par le clergé, puis par les non nobles. « Au début du XIVème siècle, du haut en bas de l'échelle sociale, tout le monde possède ou peut posséder un sceau. Bien des personnes ou des communautés en ont plusieurs, destinés à des usages différents et dont la valeur juridique n'est pas la même. En fait, seuls les serfs semblent en être dépourvus, bien que nous ne connaissions aucun texte qui leur en ait interdit l'emploi ». Le sceau est utilisé en premier lieu pour authentifier les actes (sceau de validation). Il a cependant pu conserver, comme dans l'Antiquité, deux autres fonctions : fermer des lettres, des documents, mais aussi des lieux, des meubles, des récipients pour garantir l'intégrité de leur contenu (sceau de clôture) ; manifester la propriété d'un objet, en attester la provenance ou la qualité : ainsi, la ville d'Ypres scellait ses draps.
L'utilisation des sceaux commence à se perdre vers le milieu du XVIème siècle. Plusieurs facteurs entrent en considération : le développement de l'écriture et de l'usage des signatures autographes, la simplification des actes et le développement de la lettre missive qui demande à être close, l'usage du papier au lieu du parchemin (le papier, moins résistant, ne pouvait supporter une empreinte). L'époque moderne voit le développement d'un mode de scellement plus petit et plaqué sur le papier : c'est le cachet. Enfin, pendant la Révolution française apparaît le timbre sec, porté sur le papier lui-même.

La sigillographie est considérée comme une des sciences auxiliaires de l'histoire, autrefois appelée « sphragistique », elle a été développée en France, notamment aux Archives nationales par les travaux de Nathalis de Wailly, Louis Douet d’Arcq, Léon de Laborde, Auguste Coulon. Elle est utilisée par les musées et les collectionneurs dès le 19e siècle, à la faveur du développement des techniques de plus en plus performantes de moulages. Les archives nationales réunissent à partir des années 1840, une collection de moulages qui reste la plus importante dans le monde à partir d'exemplaires français et anglais.
L’étude des sceaux permet de dater les documents auxquels ils se rattachent lorsque la date ne figure pas dans le texte mais surtout, elle permet de relater l’iconographie religieuse, l’histoire du costume, l’étude de la symbolique et des styles décoratifs, aidé par l'héraldique ou l’épigraphie. L’étude de nombreux sceaux est rendu difficile lorsque ceux-ci ont été séparés de leur document originel, pour alimenter le marché des collectionneurs. Les sceaux sont classés selon huit types : de majesté, équestre, armorial, personnel aux femmes, ecclésiastique, légendaire, topographique, et arbitraire ou dit « de fantaisie ».
Louis Douet d’Arcq publia en 1863 (réédité en 1867 et 1868), un catalogue incluant trois volumes relatifs aux « Collections de sceaux ». Un inventaire des sceaux de province est lancé par Laborde, il ne fut jamais terminé, mais il a néanmoins permis la publication de l'inventaire des sceaux de la Flandre en 1873, de l’Artois et de la Picardie en 1877, de la Normandie en 1881, de la Bourgogne en 1912.

La matrice de sceau est souvent réalisée en métal, argent, bronze ou cuivre. L’empreinte de la matrice de sceau est utilisée comme marque personnelle d'autorité, apposée sur un document ou appendue au bas de celui-ci, elle permet de le rendre crédible ou probant. Ainsi, la valeur juridique médiévale du sceau est l'ancêtre de notre signature contemporaine qui donne au document sa valeur probante. On distingue différents types de sceaux : le sceau proprement dit réalisé en cire ; la bulle, réalisée sur une matière métallique ; le contre-sceau, empreinte de petite dimension réalisée au revers du sceau ; le signet, empreinte d’une seule face de petite dimension réalisée sur le document et le cachet, utilisé pour fermer une lettre. Les sceaux appendus l'étaient au moyen de courroies de cuir, de lacs de soies, de cordelette de chanvre ou de simples languettes de parchemin en double ou simple queue. Les sceaux appendus présentent deux faces, l'avers qui recueille l'empreinte du sceau, et le revers qui reçoit celle du contre-sceau, de dimension inférieure.
A l’époque médiévale la cire est obtenue à partir de galette de cire naturelle d'abeille agrémentée de colorants, marron, jaune, verte, rouge, etc. Les formes les plus courantes sont rondes, ou ogivales dites « en navette », utilisées pour les effigies d'ecclésiastiques ou de femmes.
Les effigies sont typées en fonction du rang social : sceau de majesté, le roi trône avec les signes de sa souveraineté ; sceau équestre ou de guerre, le seigneur figure à cheval, portant ses armes ; sceau ecclésiastique, le sigillant figure assis ou en pied revêtu des ornements de sa fonction : sceau féminin, la sigillante, dame de haut rang, est parée de ses atours et figure en pied ; sceau hagiographique des institutions de l’Eglise ; sceau monumental, des villes notamment, lorsqu’il représente un monument significatif de la cité ; sceau héraldique, ou armorié, qui est le plus répandu dans la société et qui utilise le codage monochrome des couleurs héraldiques.
La couleur de la cire et de l'attache était parfois porteuse de sens dans certaines chancelleries. Dans la chancellerie royale française : les sceaux de cire verte, pendants sur lacs de soie rouge et verte, caractérisent les actes à valeur perpétuelle ; les sceaux de cire jaune sur simple queue, sont propres aux mandements et aux actes administratifs ; les sceaux de cire rouge scellent les lettres closes relevant de la sphère privée.
La bulle est toujours appendue au document et toujours biface. Elle est réalisée en métal malléable de trois sortes : En or, pour les chancelleries papales et impériales (Empire byzantin ou Saint Empire romain germanique ; En argent, pour les chancelleries royales ; En plomb, utilisée pour les actes solennels. Elle est produite en imprimant une matrice en forme de boule de métal.
Le sceau d'une personne physique est par principe unique et doit être détruit à sa mort. La matrice de sceaux des souverains, des princes et des autorités administratives ou ecclésiastiques était également détruite à leur mort marquant une personnification des fonctions occupées.

L’héraldique est l’étude du blason, des armoiries ou armes. C'est aussi un champ d'expression artistique et un élément du droit médiéval et de l’Ancien Régime. Cette discipline a été admise parmi les sciences auxiliaires de l'histoire avec la sigillographie, la vexillologie (étude des drapeaux, pavillons et étendards) et la phaléristique (étude des ordres, des décorations et des médailles).
L'héraldique s'est développée au Moyen Âge dans toute l'Europe, comme un système cohérent d'identification et de reconnaissance, des collectivités humaines, des personnes et de leur lignée là où le blason était transmis par héritage et traduisait le degré de parenté. Ainsi, il fut un système emblématique unique à une époque où l'identification passait davantage par le visuel que par l'écrit. Apparue au sein des membres masculins de la chevalerie et de la noblesse de robe, elle s'est rapidement diffusée dans l'ensemble de la société : femmes, clercs, bourgeois, communautés, corporations, provinces, etc.
L'usage des armoiries vient de l'évolution de l'équipement militaire entre le XIème siècle et le XIIème siècle avec l'usage des armures. Ainsi pour se faire reconnaître dans les mêlées des batailles et des tournois, les chevaliers prennent l'habitude de peindre des figures distinctives sur leur bouclier et leur poitrine (meubles, pièces, ou figures géométriques). Le style évolue et les blasons se structurent de manière uniforme : "le chef" est le haut, "le cœur" est le centre, "le dextre" est la gauche (vision de l’observateur), "le senestre" est la droite (vision de l’observateur), "la pointe" est le bas. Les compositions évoluent tout autant du sombre au superflu, allant parfois à l’encontre de la règle traditionnelle de la noblesse qui privilégie une sobriété prudente : « c'est au titulaire de donner du prestige à ses armes, non l'inverse ».
L’héraldique au même titre que la sigillographie, permet de confirmer l’origine de la rédaction d’un document lorsque celui-ci représente le signe distinctif de son auteur (blason, armoiries, etc.).