Système de gestion des documents d'activité et Records management (SGDA et RM)
Normes et standards
Norme principale : - ISO 3030X : Système de gestion des documents d’activité (SGDA) ;
Normes connexes : - ISO 15489 : Records management (RM) ; - ISO 23081 : Metadonnées pour les enregistrements ; - ISO/TR 26122 : Analyse du processus des records ; - ISO/TR 13028 : Mise en œuvre des lignes directrices pour la numérisation des enregistrements ; - ISO 13008 : Processus de conversion et migration des documents d’activité numériques ; - ISO 16175 : Principes et exigences fonctionnelles pour l’enregistrement dans l’environnement électronique de bureau ; - ISO 14641-1 : Archivage électronique - Partie 1 : Spécifications relatives à la conception et au fonctionnement d'un système d'informations pour la conservation d'informations électroniques (Cette norme est la transposition de la norme NF Z42-013 au niveau international).
Pour mémoire : - ISO 22310 : Information et documentation - Lignes directrices pour les rédacteurs de normes pour les exigences de "records management" dans les normes.
Une mise en oeuvre méthodologique
A) Formation « Système de gestion des documents d'activité (SGDA) »
Sommaire
I) Contexte
II) Définition
III) Exigences et spécifications du SGDA
3.1) Étude du contexte interne et externe de l'organisation 3.2) Leadership 3.3) Planification et objectifs 3.4) Supports 3.5) Réalisation 3.6) Évaluation des performances 3.7) Amélioration
IV) Interopérabilité indispensable des systèmes de management
V) Annexes
Annexe 1 - Responsabilité sociétale des organisations publiques et privées Annexe 2 - Politique, stratégie et gouvernance des documents d’activité Annexe 3 - Une mise en oeuvre opérationnelle Annexe 4 - Normes connexes pour une mise en œuvre opérationnelle
B) Formation « Records management (RM) »
Sommaire
I) Historique et contexte où l’adoption lente du Records management (RM) en France
1.1) Historique et contexte administratif 1.2) Contexte socio-économique
II) Exigences et spécifications du RM
2.1) L'étude préalable 2.2) Les cadres de classement des services d’archives et le plan de classement des documents 2.3) Le cycle de vie des documents et le processus de transfert successif 2.4) Les règles d’attribution des identifiants, la description des documents et les autres métadonnées
2.5) Les délais de prescription et le sort final ou l’utilisation d’un référentiel d’archivage (tableau de gestion générique) 2.6) La charte, le plan de sécurité, l’audit et le contrôle interne 2.7) Le rôle du records manager 2.8) Le rôle des correspondants archives 2.9) L’autorité archivistique
III) Le système de Records management et son environnement
3.1) La GED, le SAE (PAE), le PGA
C) Processus « Que dois-je faire de ce document ? »
Préserver le document est-il un casse-tête ?
Un processus simple et rapide à mettre en œuvre permettant de répondre à la sempiternelle question « Que dois-je faire de ce document que l’on vient de m’adresser ou de déposer sur mon bureau ? Ou bien que dois-je en faire après l’avoir traité ? » Une pratique quotidienne facile, un réflexe vital pour contribuer efficacement à la gestion de l'information au sein de votre organisation.
Un processus clé pour une information bien préservée
