- Code du patrimoine (loi du 15 juillet 2008 relative aux archives) ; - Décret n° 2009-1124 du 17 septembre 2009 modifiant le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d’archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques ; - Arrêté du 4 décembre 2009 précisant les normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée ; - Norme NF Z40-350 : 2009 relative aux prestations en archivage et gestion externalisée des documents sur support papier ; - Norme NF Z42-013 : 2009 - Archivage électronique : Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes et norme ISO 14721 : 2003 - Modèle de référence pour un système ouvert d'archivage d'information (OAIS) (Pour l’archivage électronique voir la formation « Système d’archivage électronique » ) ; - Loi n° 76-633 du 19 juillet 1976 relative aux installations classées pour la protection de l’environnement; - Règles APSAD et notamment la R1 (sprinklers), la R4 (extincteurs), la R5 (RIA) et la R7 (détection incendie) ; - Décret 88-1056 du 14 novembre 1998 et arrêté du 10 octobre 2000 sur les contrôles obligatoires des installations électriques ; - Articles 1927 à 1948 du Code Civil (Obligations du dépositaire et du déposant) ; - Code des Marchés Publics.
Une mise en oeuvre méthodologique
A) Formation « L'externalisation des archives »
Sommaire
I) Historique et contexte de l’externalisation
1.1) Historique et contexte de développement 1.2) Une activité réglementée 1.3) Le marché de l’archivage en France
II) Les exigences et les spécifications pour l’externalisation des archives papiers
2.1) La mise en place d’un référentiel de prestations 2.2) Le glossaire des termes métiers 2.3) La description des prestations et des processus métiers 2.4) L’agrément 2.5) La déclaration des fonds publics externalisés
III) L’externalisation et son environnement
3.1) Une collaboration indispensable des secteurs publics et privés
B) Contrat type d'externalisation
Sommaire
Article 1 - Objet du contrat et réglementation Article 2 - Nature et support des archives Article 3 - Durée du contrat Article 4 - Conditions générales Article 5 - Moyens mis en œuvre, description des prestations et des conditions matérielles de conservation Article 6 - Conditions de communication matérielles et d’accès aux archives Article 7 - Responsabilités et garanties d’assurance Article 8 - Conditions financières Article 9 - Résiliation du contrat
C) Modèle de cahier des charges "Externalisation des archives"
Sommaire
1. Généralités
1.1. Contexte 1.2. Objectifs du cahier des charges 1.3. Périmètre de l’externalisation des archives 1.4. Présentation de l’organisme 1.5. Estimation des volumes d’archives
2. Prestations et proposition
2.1. Description des prestations demandées 2.2. Contenu de la proposition 2.3. Remise de la proposition
3. Relation avec le soumissionnaire
3.1. Le soumissionnaire 3.2. Critères de sélection du soumissionnaire 3.3. Relation entre le prestataire 3.4 Prix du marché 3.5. Droits de propriété intellectuelle
4. Modalités
4.1. Modalités de réalisation et de livraison des prestations 4.2. Modalités de réception des prestations 4.3. Durée du marché
Annexes
Fiche n° 1 : Planning Fiche n° 2 : Prix Fiche n° 3 : Liste des responsables
