« Archiv » vient d’une même racine grecque (árkhô ou árkhe) qui signifie à la fois « commencement » et « commandement ».
- Commencement : ce qui est ancien ou relatif à l’ancienneté. La racine a également donnée naissance au mot « Archaïque » et au préfixe « Archéo ».
- Commandement : la demeure des anciens ou des sages, lieu de pouvoir de la cité et lieu de conservation des pièces officielles (árkhôn basileùs : les archontes-roi et árkheion: la demeure des magistrats).

La même racine fut reprise en latin pour donner « Archium » (genitif « Archii ») : l’archive, et « Arca » (génitif : « Arcae », datif pluriel : « Arcis ou Archis ») terme polysémique qui signifie à la fois : coffre, armoire, caisse, coffre-fort, cachot, sarcophage, arche. Le mot a également donné Arche de Noé et Arche d'alliance (l'arche du témoignage qui renferma les tables de la Loi (Dix Commandements) données à Moïse sur le Mont Sinaï).

En vieux français « Archifre » signifie coffre rempli de papiers et « Arche d’amans » : le coffre des écrivains publics ou des notaires.

- L’archivistique est une discipline au service de la Mémoire administrative et historique, elle concourt d’une part, à la préservation des supports du droit positif, et d’autre part, à la conservation, la valorisation et à la transmission d'un patrimoine collectif. Elle est une discipline auxiliaire de l’Histoire.

- L’archivage est l’ensemble des pratiques, méthodes et techniques qui concourent à la création, l’évaluation (garder ou détruire), l’acquisition (le versement, le dépôt, le don, l’achat, la préemption), le classement (plan de classement), la description (inventaire), l’indexation, la communication (administrative et patrimoniale), la diffusion (mise en valeur patrimoniale) et la conservation des archives.

Il n'existe pas de définition officielle du terme « archivage », alors qu'il en existe une pour le terme « archives » (code du patrimoine). Cependant, une définition de l'expression « gestion de l'archivage » est donnée par la commission générale de terminologie avec comme équivalent étranger, l'expression de « records management ».
« Gestion de l'archivage : Organisation et contrôle de la constitution, de la sélection, de la conservation et de la destination finale des documents d'une administration, d'une entreprise ou d'un organisme » (publié au Journal officiel de la République française (JORF) en date du 22 avril 2009).

En terme de traduction, les pratiques archivistiques françaises et anglo-saxonnes, explicitées plus bas, montrent que l'expression « records management » devrait être traduite de manière plus appropriée par l'expression « gestion des archives courantes et intermédiaires », dans ce cadre, « la gestion de l'archivage » devrait être plus avantageusement traduite en anglais par « archives and records keeping » ou « archives and records management »

- L’archive ou les archives : l’archive désigne le document produit ou reçu par une personne physique ou morale dans l’exercice d’une activité. Les archives désignent un ensemble de documents produits ou reçus par une personne physique ou morale dans le cadre des activités qu’elle exerce. L’ensemble de ces documents constitue un fonds d’archives.

Au regard du code du patrimoine (article L. 211-1, loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives):

« Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité ».

Décryptage sémantique :
- La date : un document quel que soit sa date de création ( – 1000 av J.C, de 950, de 1492, de 2000 ou de 2010) est une archive.
- Le lieu de conservation : un document conservé aux archives nationales, dans les services d’archives régionales, départementales, communales, etc., une société d’archivage, un organisme privé ou public, par un individu à son domicile est une archive.
- La forme du document : la constitution d’un Etat, un traité de paix, une correspondance, un rapport, un contrat, un procès-verbal, une délibération, une facture, une quittance d’électricité, une quittance de loyer, etc. est une archive.
- Le support : le papyrus, le parchemin (les pergamina), le document papier, le document électronique (sur disquette, disque dur, clé USB, cédérom, DVD, DviX, etc.) est une archive.
- Toute personne physique ou morale : un individu, un organisme privé, public ou mixte.
- L'exercice d’un activité : toutes activités humaines quelles qu’elles soient, génèrent la création de document d’archives.

Des pratiques archivistiques françaises et anglo-saxonnes différentes : Dès l'origine, la pratique archivistique anglo-saxonne a donné une existence sémantique aux différents documents au regard de leur cycle de vie : les « documents » sont les documents de travail créés mais non encore validés, les « records » sont les documents de travail ayant été validés, et les « archives » sont les documents ayant une valeur historique et patrimoniale.
Dès son origine, la pratique archivistique française a nommé « archives » tous les documents produits et reçus par une personne physique ou morale sans tenir compte de leur cycle de vie. Ce n'est que dans les années 1960, confronté à la masse importante des documents produits par les organismes publics et privés, qu'apparait la notion d'archives courantes (documents ou dossiers créés et conservés dans les bureaux et servant à la gestion des affaires courantes), d'archives intermédiaires (documents ou dossiers clos ne servant plus à la gestion des affaires courantes et conservés soit dans les bureaux ou en dehors) et d'archives définitives (documents ou dossiers possédant une valeur historique et patrimoniale conservés dans une institution patrimoniale).
La pratique archivistique du XXIème siècle tant à se rapprocher des méthodes anglo-saxonnes avec la mise en oeuvre des techniques de Records management dit « RM » dans lequel l'informatisation des processus prévoit d’une part, une identification précise des documents dits « vitaux » ou « à risque » produits ou reçus par les organismes publics ou privés et d’autre part, leur mise en sécurité dès leur production, jusqu’à échéance de leur durée de conservation et avant leur éventuel transfert vers une institution patrimoniale.

- L’archiviste : Sans doute l’un des plus vieux métiers de l’Humanité, il est d’une part, le gardien de la mémoire de la cité, l’artisan de la réactivité des organismes publics et privés dans la gestion de leurs archives, et d’autre part, l’interface entre l’archive et le public, en tant qu’acteur culturel indispensable.